RODO
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w następujących celach:
- do przekazywania informacji koniecznych do wypełnienia obowiązków ciążących na administratorze danych np. zawiadomienie o zebraniu członków wspólnoty, zawiadomienia o wysokości opłat za lokale (czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- dla celu ochrony żywotnych interesów osoby, której dotyczą lub innej osoby fizycznej np. zawiadomienia o awarii w lokalu (czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d RODO),
- dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią np. wysyłanie wezwań do zapłaty (czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
- przekazywania korespondencji w innych celach np. o organizowanych imprezach dla członków wspólnoty, przesyłania newslettera, specjalnych ofertach dla członków wspólnoty, w takim przypadku przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażanej zgody (czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Poniżej przedstawiamy informacje, zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 15 RODO, przy czym administrator danych zastrzega sobie możliwość sprostowania lub uzupełnienia informacji.
Administrator danych.
- Administratorem danych osobowych we wspólnocie mieszkaniowej jest sama wspólnota mieszkaniowa, tj. Wspólnota Mieszkaniowa Net Ursus II w Warszawie nieruchomości położonej w Warszawie przy Posag 7 Panien 20,20A, 20B w imieniu której działa Zarząd Wspólnoty/ Zarządca
- Administrator danych w zakresie niezbędnym do prawidłowego administrowania i zarządzania nieruchomością wspólną, w szczególności rozliczenia opłat, prowadzenia korespondencji w sprawach dotyczących Wspólnoty Mieszkaniowej oraz w sprawach wynikających z ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst. jednolity Dz.U. z 2018, poz. 716) oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane) może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom. Powierzenie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym nastąpi na podstawie umowy powierzenia podmiotowi administrującemu nieruchomością lub innemu tzw. Procesorowi, który zobowiązany jest do stosowania środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających dane osobowe które przetwarza lub nastąpi w oparciu o pełnomocnictwo przedsądowe/sądowe w stosunku do zawodowych pełnomocników (adwokata, radcy prawnego) w celu prowadzenia spraw windykacyjnych.
Kategorie danych osobowych
Administrator prowadzi operacje przetwarzania następujących danych osobowych:
- imię, nazwisko
- PESEL
- adres zamieszkania
- adres korespondencyjny
- adres email
- numer telefonu
- numer i seria dowodów osobistych ( o ile został podany)
- NIP( o ile został podany)
- numer rejestracyjny samochodu ( o ile został podany)
- informacji numerze posiadanego miejsca parkingowego /garażowego, boksie, komórki lokatorskiej
- numer księgi wieczystej lokalu
Cele przetwarzania
Celem dla którego są przetwarzanie przez Administratora dane osobowe, to prowadzenie wszelkich spraw związanych z realizacją przez Wspólnotę Mieszkaniową reprezentowaną przez Zarząd obowiązków wynikających z ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst. jednolity Dz.U. z 2018, poz. 716) oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym kierowanie korespondencji, prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i zarządzeniem nieruchomością wspólną, windykowanie należności wymaganej od właściciela na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej, a w szczególności:
- obsługa członków Wspólnoty Mieszkaniowej oraz innych osób, mających prawa do poszczególnych lokali (m.in. mieszkańców, lokatorów, najemców);
- obsługa rozliczeń, procedur księgowych, kadrowo-płacowych i administracyjnych;
- realizacja procesów administrowania lub zarządzania nieruchomością;
- realizacja usług komunikowania się z osobami, o których mowa w pkt 1), w tym przekazywanie informacji związanych z wykonywanymi usługami osobiście, za pomocą poczty tradycyjnej oraz elektronicznych środków przekazu;
- wykorzystywanie systemów informatycznych w celu realizacji ww. czynności;
- przetwarzanie informacji i obsługa osób, o których mowa w pkt 1).
Uprawnienia osób, których dane osobowe są przetwarzane
Osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo w każdym czasie do:
- dostępu (wglądu) do swoich danych osobowych,
- żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego,
- odwołania zgody na przetwarzania danych osobowych, przy czym Administrator może przetwarzać dane osobowe, pomimo cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do:
- wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
- ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
- celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią
tj. gdy przetwarzanie tych danych niezależnie od wyrażonej zgody ma oparcie w art. 6 ust.1 pkt. c, d, f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679)
ZAKRES SPRAW W KTÓRYCH PRZETWARZANE SĄ DANE OSOBOWE
-
- Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji ustawy z dnia z dnia 24 czerwca 1994 r.
o własności lokali (tekst. jednolity Dz.U. z 2018, poz. 716). - Przekazywanie materiałów na zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym projektów uchwał, wzorów pełnomocnictw, sprawozdań i informacji z działalności Zarządu, podmiotu administrującego nieruchomością etc.
- Przekazywanie dokumentów związanych z głosowaniem, w tym kart do głosowania, zawiadomień o stanie głosowania oraz podjętych uchwałach.
- Przekazywanie informacji o termiach i godzinach oraz miejscu spotkań w sprawach dotyczących Wspólnoty Mieszkaniowej, w tym m.in. przesyłanie materiałów z tych wydarzeń.
- Przesyłanie informacji o bieżących działaniach Wspólnoty, wynikających z prowadzonych spraw, informacji o przeglądach, awariach, rozliczeniach etc.
- Prowadzenie korespondencji wynikającej z innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, niż ustawa z dnia z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst. jednolity Dz.U. z 2018, poz. 716).
- Przesyłanie informacji niezbędnych do ustalenia liczby osób zamieszkałych na potrzeby składania deklaracji podatkowych i stanowiących podstawę ustalenia wysokości tzw. opłaty śmieciowej.
- Przekazywanie i składanie informacji wynikających ze spraw związanych z wadami, usterkami w częściach wspólnych, dochodzenia roszczeń od dewelopera w ramach rękojmi lub wad ukrytych (umów cesji) oraz ewentualnego sporu sądowego.
- Prowadzenie działań windykacyjnych, w tym kierowanie monitów o zapłatę, informacji
o zaległościach, wezwań do zapłaty, pozwów, rozliczeń lokalu etc. - Przekazywanie informacji o termiach przeglądów i kontroli, wymiany urządzeń pomiarowych oraz informacji dotyczącej ich wykonania lub innych indywidualnych wezwań.
- Prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej.
- Przesyłanie informacji o istotnych sprawach Wspólnoty np. naruszenia uchwał, regulaminu porządkowego etc.
- Przesyłanie informacji o inicjatywach sąsiedzkich lub wspólnotowych np. dzień sąsiada, imprezy okolicznościowe, akcje charytatywne.
- Przesyłanie informacji dotyczących spraw osiedla np. dostępność kontenera na wielkoformatowe śmieci, choinki, gruz), prowadzenie przeglądów i napraw, zgłaszanie usterek, zmiana kodów, pilotów, planowanych awariach, akcjach serwisowych, utrudnieniach w dostawie mediów, newsletterów, informacji handlowych etc.
- Prowadzenie ankiet, sondaży, opinii w sprawach nieruchomości wspólnej, pozyskiwanie wniosków racjonalizatorskich i informowanie o nich.
- Przesyłanie informacji wytworzonych przez podmioty trzecie, tj. z jednostek samorządu terytorialnego, dostawców mediów, policji etc.
- Przesyłanie druków oraz formularzy.
- Aktualizacja danych kontaktowych.
- Wyrażanie zgody na obciążanie za przeprogramowanie lub wymianę pilota, pestek wejściowych, kart, kluczy, breloków etc.
- Zgłaszanie usterek i nieprawidłowości.
- Udzielanie pełnomocnictw.